- Préparer et organiser les rentrées scolaires, participer aux accueils, s’assurer de l’inscription pédagogique des étudiants dans le SI
- Concevoir la planification des cours, les emplois du temps, réservations de salles et coordonner toutes les modifications ponctuelles nécessaires
- Assurer le suivi des étudiants ceux en redoublement et/ou neutralisations de scolarité et/ou interruption d’année, s’assurer des réinscriptions dans le SI
- Veiller à l’application du règlement de scolarité, en particulier à la gestion des absences et à l’application des nouvelles règles dans la gestion de la scolarité
- Assurer la mise à jour des informations pédagogiques dans le SI, participer à son amélioration et l’optimisation
- Initialiser et gérer la mise à jour des dossiers des étudiants et la gestion cas particuliers des différents étudiants en difficulté
- Participer à la gestion administrative des mineures en collaboration avec le/la gestionnaire du parcours anglophone
- Assurer l’organisation matérielle des partiels et examens, en présentiel et à distance, veille à l’archivage des documents pédagogiques
- Établir les convocations d’étudiants, les attestations, les relevés de notes, …
- Assurer la préparation des Jury des Études dans les délais impartis et assurer le suivi des décisions
- Participer aux réflexions sur les évolutions du programme en français, en assurer la mise en application administrative
- Contribuer à la préparation du calendrier scolaire
- Participer à l’amélioration et l’optimisation du SI
- Assurer la production et la mise à jour d’indicateurs
- Accueillir les étudiants tout au long de l’année
- Assurer la mise en place et l’actualisation des emplois du temps en ligne
- Assurer l’organisation des amphis d’information, des campagnes d’évaluation et des élections des délégués
- Répondre, conseiller, aider, accompagner les étudiants dans l’organisation de leur scolarité
- Relayer aux étudiants toutes informations de la Direction : décisions du Jury des Études, discours de la direction en matière de stratégie et d’identité de l’école
- Participer au suivi des étudiants en difficulté
- Participer à l’élaboration des procédures de travail et appliquer celles-ci à leur domaine d’intervention
- Transmettre toutes les informations utiles aux enseignants : plannings, listes d’étudiants, décisions du Comité de l’Enseignement, consignes de la direction pour l’élaboration des syllabi et de la programmation
- Assurer la collecte des notes, vérifier leur cohérence, veiller au respect des échéances et effectuer les relances si nécessaires
- Recueillir et relayer les informations concernant les problèmes de scolarité
- Organiser la mise à jour des fascicules pédagogiques des options, leur édition et leur diffusion
- Horaires de travail peuvent être flexibles en fonction de l’organisation de la scolarité et des évènements qui rythment l’année scolaire
- Participation aux processus d’accréditations de l’École
Formation
-
- Bac +2
Bac avec une expérience professionnelle
-
- 4 ans
Expérience professionnelle
- 8 ans
Compétences, connaissances et expériences indispensables
- Connaissances approfondies du pack office (tableur, traitement de texte, …)
- Connaissance écrite et orale de l’anglais
- Expérience significative dans la gestion administrative, à un poste exigeant autonomie et capacité relationnelle
Capacités et aptitudes
- Autonomie, rigueur, sens de l’organisation, disponibilité
- Capacité d’écoute, d’analyse, de communication et de conseil
- Capacité d’adaptation à différents interlocuteurs (direction, enseignants, étudiants …)
- Bonne expression orale et écrite
- Aisance relationnelle
- Confidentialité
- Aptitude au travail en équipe
- Réactivité et souplesse dans l’organisation pour faire face aux variations et imprévus de travail
Informations complémentaires et candidature
- Date limite de candidature : 08/02/2024
- Nature du contrat : CDI
- Localisation du poste: Evry-Courcouronnes (91)
- Les postes offerts au recrutement sont ouverts à toutes et tous avec, sur demande, des aménagements pour les candidats en situation de handicap
- Conditions de travail : choix entre 3 cycles horaires de travail (37h30 et 41 jours de repos ou 38h30 et 46 jours de repos ou 40h et 54 jours de repos), télétravail possible, restaurant et cafétéria sur site, accessibilité en transport en commun (avec participation de l’employeur) ou proche des axes routiers, association du personnel et association sportive sur le campus
Grande Ecole de commerce de l’IMT-Institut Mines-Télécom, premier groupe d’écoles d’ingénieurs de France, Institut Mines-Télécom Business School est une école publique et socialement inclusive qui forme des managers et des entrepreneurs responsables, innovants et ouverts sur le monde, afin de guider les entreprises dans les transitions au cœur de la société de demain, avec une expertise forte dans le numérique. Elle partage son campus avec la grande école d’ingénieurs Télécom SudParis, également membre de l’IMT. L’école compte 1500 étudiants, figure chaque année au classement des meilleures business schools françaises et européennes, et est accréditée AACSB et AMBA. L’école propose des formations allant du post-Bac (Bachelor) à l’Executive Education en passant par le Programme Grande Ecole délivrant un diplôme Bac+5 (Grade Master).