Pourquoi nous rejoindre ?

Rejoindre l’Université d’Évry, c’est mettre vos talents au service d’un établissement durable et ouvert sur le monde, mobilisant près de 2 000 enseignants, enseignants-chercheurs et personnels de bibliothèque, administratifs, techniques sociaux et de santé. Ces personnels font vivre les laboratoires et avancer la recherche; ils articulent des formations au plus près des résultats de la recherche ou des besoins des entreprises, notamment par la force de l’apprentissage.

Depuis le début, l’Université d’Évry fixe dans son ADN, une double exigence :

La première est de portée internationale : accompagner nos laboratoires pour qu’ils soient au plus haut niveau mondial dans leurs spécialités tout en formant par la recherche des générations de futurs chercheurs.

La seconde traduit en actes notre responsabilité sociétale : participer à l’émancipation des jeunes par des formations supérieures de qualification et en faire des citoyens et des diplômés, prêts à intégrer la société et le monde professionnel, conformément aux principes républicains.

L’Université d’Évry dispense des formations auprès de 12 000 étudiants, dans la plupart des disciplines du BUT au Doctorat.

Aujourd’hui, notre université est pleinement intégrée à l’Université Paris-Saclay (16è université au classement de Shanghai) en qualité d’université membre-associée.

Intégrer les équipes de l’Université d’Évry c’est faire le choix de découvrir de nouveaux horizons, de s’engager pour le service public et de s’épanouir dans une vie professionnelle équilibrée et enrichissante.

Au sein de l’IUT et sous l’autorité de la cheffe de département, l’agent apporte son appui dans les activités d’information, de documentation et de gestion administrative et pédagogique au sein du département qui accueille des publics variés : formation en apprentissage, formation continue, formation initiale, relations internationales.

Activités principales :

Gestionnaire administratif.ve du département :

Gérer le secrétariat (accueil téléphonique et physique, gestion et suivi du courrier, archivage, classement des documents)

Accueillir et informer les différents publics (enseignants, étudiants, stagiaires, partenaires extérieurs)

Contribuer à l’organisation des conseils de département par la production d’informations de synthèse sur les filières concernées par le poste

Traiter et diffuser les informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’unité

Suivre le recouvrement de la taxe d’apprentissage auprès des entreprises d’accueil (stages et apprentissage)

Gérer l’inscription des enseignants vacataires sur la plateforme dédiée (VACENS) afin d’assurer le suivi de leur dossier administratif

Réaliser les travaux sur les mandatements avec la cheffe de département : états prévisionnels des enseignants vacataires

Effectuer la saisie des heures effectuées par les enseignants (vacataires et permanents) des filières concernées

Instruire les dossiers de vacataires en collaboration avec le service du personnel enseignant

Gestionnaire pédagogique de formation :

Faire l’interface entre l’IUT, l’Université et le CFA

Aider au suivi pédagogique des cycles (FA, FC, FI) : communiquer les emplois du temps, tenir le registre des absences et autres documents pédagogiques, organiser les jurys

Assister aux réunions dans le cadre du suivi des étudiants, conseil de perfectionnement, réunion d’informations des apprentis, organisation des entretiens de recrutement, réunion de rentrée, réunion d’informations des maitres d’apprentissage

Organiser les soutenances

Gérer le secrétariat des formations par alternance (accueil téléphonique et physique, gestion et suivi du courrier, archivage, classement des documents…)

Organiser la logistique relative aux réunions, séminaires colloques, et assurer la réalisation des comptes rendus (réservation, affichage…) des formations

Suivre et assister le traitement des candidatures PARCOURSUP(BUT) et E candidat (LP)

Ouvrir et fermer les campagnes d’inscription : réception des dossiers, classement, enregistrement des décisions de recrutement et informations aux futurs étudiants de toute la campagne de recrutement après acceptation sur liste principale, envoi des CV, organisation des recrutements, relation avec les entreprises avant et après la conclusion du contrat

Suivre et assister le traitement des candidatures sur la plateforme 1 jeune/1 alternance

Suivre les dossiers des étudiants en alternance, avec le CFA, les entreprises et l’Université

Recueillir et consigner les informations et les pièces complémentaires nécessaires aux dossiers des candidats en formation en alternance avec le CFA

Assurer le suivi administratif avec la scolarité administrative

Répondre à des enquêtes et des demandes de l’administration, du CFA et de l’Université

Suivre et administrer le processus des inscriptions des étudiants en relation avec les responsables pédagogiques

Assister les responsables de filière des formations

Activités associées/complémentaires :

Gérer les prêts de matériel pédagogique

Mettre à jour de la base de données des entreprises

Classer, archiver les documents et informations

Participer aux portes ouvertes pour représenter l’IUT et informer les futurs étudiants

Vous disposez idéalement d’une première expérience en gestion administrative/secrétariat.

Vous avez un excellent relationnel et êtes en capacité de prendre des initiatives. Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques, savez faire preuve de rigueur et avez un bon niveau rédactionnel.

Modalité de recrutement:

Poste à temps complet 100 %

Poste de catégorie : C

Poste à pourvoir : le 01/01/2024

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 1 an)